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Entgeltabrechungen, Spesen und personenbezogene Daten

Abrechnungen für Entgelte, Spesen, Sozialleistungen

Bei der Entgeltabrechnung und der Berechnung von gesetzlichen oder
freiwilligen Sozialliestungen für alle Arten von Mitarbeitern werden sehr
viel mehr Daten verwendet. Teilweise ergibt sich deren Verwendung aus
gesetzlichen Pflichten, so dass eine Einwilligung der betroffenen Personen
entfällt, wie bei der Abführung von Lohnsteuern oder Sozialabgaben.

Datenkategorien und Personengruppen

  • Steueridentifikationsnummer,
  • Steuerklasse,
  • Familienstand,
  • Kinderanzahl
  • Reisedaten
  • Pfändungsbeschlüsse
  • Ordnungswidrigkeiten Verkehrsverstöße mit Firmenwagen
  • gesetzliche und freiwillige Sozialleistungen
  • Rentenversicherung,
  • Krankenversicherung,
  • Pflegeversicherung,
  • Betriebsrente,
  • Arbeitslosenversicherung

Maßnahmen

Bei Daten für freiwillige Leistungen des Unternehmens ist eine
Einwilligung zur Verwendung beim Betroffenen einzuholen. Diese
Einwilligung ist immer konkret zu fassen, eine allgemeine Formulierung ist
nicht ausreichend. Die Einwilligung muss also die konkreten
Datenkategorien und den konkreten Empfänger beinhalten. Auf der anderen
Seite ist der Empfänger der Daten ebenfalls zu verpflichten, die Daten
gemäß Bundesdatenschutzgesetz zu verwenden.

In der Personalbuchhaltung werden nicht nur Daten von Mitarbeitern
bearbeitet, sondern auch von weiteren Personen. Auch diese Personen oder
Personengruppen sind bei Änderungen einzubeziehen.

  • Mitarbeiter
  • Auszubildende
  • Praktikanten
  • Bewerber
  • ausgeschiedene Mitarbeiter
  • Ruheständler, Rentner, Pensionäre
  • Unterhaltsberechtigte
  • Angehörige
  • externe Mitarbeiter

Die Verfahren der Personalbuchhaltung können im allgemeinen für die
Meldung an die Aufsichtsbehörde zusammengefasst werden. Dabei ist darauf
zu achten, dass die Meldung vollständig erfolgt.

Für die einzelnen Datenkategorien sind die gesetzlichen Bestimmungen zur
Aufbewahrung von Unterlagen zu beachten. Eine längere Aufbewahrung als
gesetzlich vorgeschrieben, ist für personenbezogene Daten nicht statthaft.

Verweise


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Über den Autor diet46