Personenbezogene Daten im Unternehmen

Personalabteilung, Bewerbungsunterlagen und Mitarbeiterakten

In der Personalabteilung werden personenbezogene Daten in Bewerbungsunterlagen und Mitarbeiterakten verwendet. Wozu genau werden die Angaben benötigt? – Durchführung von Entgeltzahlungenn,

• Verwaltung der Mitarbeiter,
• Rückmeldung der Arbeitszeit,
• Berechnung von Löhnen, Gehältern, Betriebsrenten, Spesen, Provisionen, Vertrags- und Sozialleistungen,
• Verwaltung von Personaldaten für die Betreuung des Personals,
• Planung der Personalentwicklung, der Aus- und Weiterbildung,
• Ermittlung von Sozialleistungen
• Berechnung von Lohnsteuern

Die Verwendung dieser Daten ist auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmung und unter Berücksichtigung des Datenschutzes zu gewährleisten. Neben dem Arbeitsrecht gelten dabei Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes, des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes und der Sozialgesetzbücher sowie des Steuerrechts.

In diesem Artikel werden die Bereiche Personalwesen und Personalbuchhaltung beschrieben. Dabei wird dargestellt, welche Daten in den einzelnen Bereichen verwendet werden, welche Punkte zu klären sind und welche Regelungen für die einzelnen Bereiche gelten. Bei der Breite des Themas wird kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben.

Bewerbungen & Personalakten

Bewerbungen beinhalten Daten, die für sich genommen ein umfassendes Bild einer Person erlauben. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Daten, die auf der Basis reinen Vertrauens von Bewerbern an ein Unternehmen übermittelt werden, sollte selbstverständlich sein. Das gilt sowohl für erfolgreiche Bewerbungen als auch für Absagen. Kommt es zur Einstellung gehen die Bewerbungsunterlagen in die Personalakte ein. Dort finden sich nicht nur Angaben zur beschäftigten Person selbst, sondern auch zur Familie, sofern diese Angaben zur Ermittlung des Gehalts- oder Urlaubsanspruchs erforderlich sind. ## Datenkategorien Sowohl bei ausgeschriebenen Bewerbungen als auch bei Initiativbewerbungen werden meist folgende Daten erfasst

• Name
• Geburtsdateum
• Geburtsort
• Geschlecht
• ethnische Herkunft
• Alter
• Fotos

Mitunter finden sich auch Angaben über die Religion oder Weltanschauung, die politische Meinung, den Gesundheitszustand oder die sexuelle Identität in Bewerbungsunterlagen. Diese Angaben zählen zu den besondern personenbezogenen Daten und bedürfen deshalb beonserer Beachtung durch Management und Geschäftsführung. Werden besondere personenbezogene Daten verwendet ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich, denn sie unterliegen der Vorabkontrolle.()

Maßnahmen und zu klärende Punkte

Es ist zu klären, wer in die Personalakten Einsicht nehmen darf. Dabei ist zu berücksichtigen, welches Risiko eine missbräuchliche Verwendung der vorhandenen Daten nach sich ziehen könnte. Die Räume, in denen die personenbezogenen Daten verwendet werden und auch die dazugehörigen IT-Systeme sind besonders zu sichern. Die Arbeitsplätze sind so zu gestalten, dass eine Einsichtnahme nicht unbeabsichtigt erfolgen kann. Zu den Personalkaten gehören regelmäßig Unterlagen über Personalgespräche. Sollten diese eine Bewertung oder eine Leistungsbeurteilung beinhalten ist eine Mitbestimmungspflicht des Betriebsrates zu berücksichtigen.

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist darauf zu achten, dass die Daten entsprechend gesetzlicher Bestimmungen gelöscht werden, nachdem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Gibt es keine Aufbewahrungsfrist ist regelmäßig zu prüfen, ob die Voraussetzungen zur Aufbewahrung noch existieren. Zur Prüfung eventueller Ansprüche von Bewerbern aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz müssen Bewerbungen für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden. Werden DAten an externe Dienstleister gegeben ist zu prüfen, ob eine Auftragsdatenverarbeitung oder eine Funktionsübertragung vorliegt.

Verweise

• Bewerbungsunterlagen – Bundesbeauftragte für den Datenschutz – http://www.bfdi.bund.de
• Datenschutz bei Bewerbungen (haufe.de)- http://www.haufe.de
• Personalakten – Bundesbeauftragte für den Datenschutz – http://www.bfdi.bund.de
• Mittelstandswiki – Personalakte – http://www.mittelstandswiki.de
• Fallbeispiel Bundestag, Bewerbungsunterlagen im Altpapier http://daleth-datenschutz.blog.de/2013/10/02/bundestag-bewerbungsunterlagen-altpapier-16483735/