Entgeltabrechungen, Spesen und personenbezogene Daten

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Bei der Entgeltabrechnung und der Berechnung von gesetzlichen oder freiwilligen Sozialleistungen für alle Arten von Mitarbeitern werden sehr viel Daten verwendet. Teilweise ergibt sich deren Verwendung aus gesetzlichen Pflichten, so dass eine Einwilligung der betroffenen Personen entfällt, wie bei der Abführung von Lohnsteuern oder Sozialabgaben.

Datenkategorien und Personengruppen in der Entgeltabrechnung

Diese Datenkategorien fallen an

Steueridentifikationsnummer
Steuerklasse
Familienstand
Kinderanzahl
Reisedaten
Pfändungsbeschlüsse
Ordnungswidrigkeiten für Verkehrsverstöße mit Firmenwagen
gesetzliche und freiwillige Sozialleistungen
Rentenversicherung
Krankenversicherung
Pflegeversicherung
Betriebsrente
Arbeitslosenversicherung

Maßnahmen für die Bearbeitung personenbezogener Daten

Bei Daten für freiwillige Leistungen des Unternehmens ist eine Einwilligung zur Verwendung beim Betroffenen einzuholen. Diese Einwilligung ist immer konkret zu fassen, eine allgemeine Formulierung ist nicht ausreichend. Die Einwilligung muss also die konkreten Datenkategorien und den konkreten Empfänger beinhalten. Auf der anderen Seite ist der Empfänger der Daten ebenfalls zu verpflichten, die Daten gemäß Bundesdatenschutzgesetz zu verwenden.

In der Personalbuchhaltung werden nicht nur Daten von Mitarbeitern bearbeitet, sondern auch von weiteren Personen. Auch diese Personen oder Personengruppen sind bei Änderungen einzubeziehen:

Mitarbeiter
Auszubildende
Praktikanten
Bewerber
ausgeschiedene Mitarbeiter
Ruheständler, Rentner, Pensionäre
Unterhaltsberechtigte
Angehörige
externe Mitarbeiter

Die Verfahren der Personalbuchhaltung können im allgemeinen für die Meldung an die Aufsichtsbehörde zusammengefasst werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Meldung vollständig erfolgt.

Für die einzelnen Datenkategorien sind die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Unterlagen zu beachten. Eine längere Aufbewahrung als gesetzlich vorgeschrieben, ist für personenbezogene Daten nicht statthaft.

Verweise

10.3.22 leicht redaktionell überarbeitet

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