Soll man oder soll man nicht eine Abwesenheitsnotiz schreiben? Hier finden Sie Argumente dafür und dagegen, Tipps, zum treffsicheren Formulieren und Aspekte, wie die automatische Antwort den Datenschutz einbezieht.

Ein Negativbeispiel habe ich einmal in einem DAX-Unternehmen erhalten.

Ich befinde mich derzeit noch einmal bis zum xx. x. xxxx im Krankenstand. Bitte wenden Sie sich an nn [at] nn.nn

Zunächst einmal gibt es folgende Argumente für oder gegen Abwesenheitsnotizen

Pro

• Niemand fühlt sich übergangen/vergessen, wenn er keine zeitnahe (persönliche) Antwort erhält.
• Niemand braucht sich Sorgen zu machen, dass seine Nachricht an Sie verloren gegangen sei.
• Allgemeine Information über Ihren Abwesenheitsstatus für Ihre Kontakte

Kontra

• Auch Spam wird beantwortet – dies führt evtl. zu noch mehr Spam.
• Jeder erhält die Informationen über Ihre Abwesenheit (vielleicht auch potentielle Einbrecher?).
• Es kann quasi ein Ping-Pong-Effekt entstehen, wenn Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zugestellt werden kann. Dabei kann es (theoretisch) zu einem unendlichen Hin und Her zwischen Ihrer Abwesenheitsnotiz und einer Fehlermeldung (oder auch Abwesenheitsnotiz) Ihres Gegenübers kommen. Wenn Sie Pech haben, ist Ihr Postfach dann innerhalb von Minuten komplett voll und Sie können keine weiteren E-Mails mehr erhalten.

Treffsichere Formulierungen für Abwesenheitsnotizen

Nicht nur für Freelancer sind die Tipps von Veronika Wengert in diesem Artikel hilfreich.
http://www.freelancer-blog.eu/berufsalltag-buero/ich-bin-dann-mal-weg-tipps-fur-die-abwesenheitsnotiz
Sie gibt Tipps, wie für die folgenden Anwendungsfälle treffsicher formuliert werden kann.

• Komplett abschalten
• Teilweise erreichbar
• Mehrsprachigkeit
• Erreichbarkeit in dringenden Fällen

Auch bei den Zeitblüten finden sich schöne Muster zu Abwesenheits meldungen. http://www.zeitblueten.com/news/abwesenheits-notiz-text/

Datenschutz beachten

Bei Kontaktdaten und Abwesenheitsgründen handelt es sich um personenbezogene Daten. Über die Weitergabe kann nur die betroffene Person selbst entscheiden. Klären Sie auf jeden Fall

• Gestattet die vertretende Person die Angabe ihres Namens und der Kontaktdaten?
• Ist die Angabe einer Durchwahl oder einer Mobilfunknummer durch die Firmenregeln abgedeckt?
• Ist die Nennung des Abwesenheitsgrundes zulässig? Hier handelt es sich um personenbezogene Daten.
• Darf ein Administrator die automatische Antwort einfach einstellen, wenn der Mitarbeiter das versäumt hat. https://www.bfdi.bund.de/bfdi_forum/showthread.php?t=2090

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