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Personenbezogene Daten auf Rechnungen

Personenbezogene Daten auf Rechnungen

Personenbezogene Daten gehören zum Alltag in jedem Unternehmen. Ob Telefonbuch, Mailverteiler, Personalbuchhaltung (Blog-Beitrag von Daleth-Datenschutz) oder Mitarbeiterzeitungen. Sie gehören zum Umgang im Unternehmen. Es ist und bleibt die Frage, auf welche Art und Weise sie verwendet werden und ob ihre Verwendung rechtlich einwandfrei ist. Die folgenden Absätze befassen sich mit personenbezogenen Daten auf Rechnungen. Dabei wird zunächst dargestellt, welche Daten auf eine Rechnung gehören, denn ein einfaches Fortlassen personenbezogener Daten auf Rechnungen könnte die Rechnung buchhalterisch angreifbar machen oder gar aus fiskalischer Sicht ungültig. Als nächstes wird der Weg einer Eingangsrechnung durch die Abteilungen im Unternehmen gezeigt, während schließlich im dritten Teil – nun in der Betrachtung von Ausgangsrechnungen – Maßnahmen vorgestellt werden, wie personenbezogene Daten auf Rechnungen aus Sicht des Buchhalters und des Datenschützers korrekt verwendet werden.

Verbindliche Angaben auf Rechnungen

Nach deutschem Steuerrecht müssen die folgenden Angaben auf einer Handelsrechnung enthalten sein;

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe reicht)
  • Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeteilt und darauf entfallender Steuerbetrag
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Rabatte, Boni,
    Skonti etc.
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer
    Steuerbefreiung entsprechender Hinweis

Quelle: IHK Berlin – Pflichtangaben für Rechnungen

Rechnungen gehören ebenso zum Unternehmensalltag. Die Verwendung der personenbezogenen Daten ist insofern zulässig, wenn sie für eigene Geschäftszwecke erfolgt. § 28 Bundesdatenschutzgesetz Gleichzeitig schreibt Absatz (1) vor, dass der Verwendungszweck konkret festzulegen ist. So können personenbezogene Daten, die wegen Rechnungslegung erfasst werden, nicht für andere Zwecke – zum Beispiel Marketing – verwendet werden dürfen. Dir Ursache dafür liegt darin, dass die Verweundung personenbezogener Daten einem Verbot unterliegt, das durch die Erlaubnis des Betroffenen oder ein Gesetz aufgehoben werden kann.

Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten zur Geschäftsunterlagen ergibt sich aus mehreren Vorschriften. Dieser Blogbeitragbietet einen Einblick dazu und eine Checkliste für das Jahr 2014.

Arten personenbezogener Daten auf Rechnungen

Auf Rechnungen stehen Angaben zur Anschrift des Absenders und Empfängers der Rechnung. Darüber hinaus gehende personenbezogene Daten sind in folgenden Fällen denkbar:

  1. Abweichende Lieferanschrift
  2. Namen von leistenden Personen
  3. detaillierte Kontaktangaben der Empfänger
  4. Ansprechpartner beim Rechnungsempfänger
  5. Namen und Kontaktangaben auf Leistungsscheinen, Lieferscheinen,
    Warenbegleitzetteln

Viele personenbezogenen Daten auf Rechnungen und Rechnungsbegleitdokumenten sind erforderlich und sind durch den o. g. Paragraphen des Bundesdatenschutzgesetzes gedeckt. Denn der Grundsatz „Strenge Rechnung – gute Freunde“ gilt nach wie vor und für eine ordentliche und ordnungsgemäße Rechnungslegung sind die die Buchung begründenden Unterlagen erforderlich.

Rechnungsdokumente unterliegen einem Prüfzyklus, wenn sie eintreffen. Rechnungsempfänger und Leistungsempfänger sind im Unternehmensalltag meist unterschiedliche Personen. Der folgende Prozess ist also genauer zu betrachten.

  • Rechnungsabteilung prüft eingehende Rechnungen formal auf
    rechnerische, buchhalterische Richtigkeit
  • Rechnungsabteilung erfasst Buchungsangaben wie
  • Rechnung wird an Leistungsempfänger zur sachlichen Prüfung gegeben
  • Leistungsempfänger prüft sachliche Richtigkeit
  • Je nach Ausgang der Prüfung wird die Rechnung zur Begleichung oder zum
    Protest an die Rechnungsabteilung zurückgegeben
  • Sollte es strittige Punkte bei der Rechnungslegung geben, wird die
    kaufmännische Abteilung oder die Rechtsabteilung hinzugezogen.
  • Während des gesamten Ablaufs sind die Rechnungsangaben in der
    Finanzbuchhaltung erfasst

Bei längerfristigen Projekten kann eine Schlussabrechnung einen ansehnlichen Umfang erhalten, deren Umfang einen längeren Zeitraum und eine größere Anzahl von Personen benötigt.

Zur Dokumentation der Leistung oder Lieferung werden oft Leistungsscheine oder Lieferscheine verwendet, auf denen die Namen beteiligter Personen verzeichnet sind.


Bilder: Diethelm Dahms

Über den Autor diet46